Likwidacja stanowiska pracy a odprawa – co musisz wiedzieć?

Aby otrzymać odprawę w związku z likwidacją stanowiska, pracodawca musi zatrudniać co najmniej 20 pracowników, a przyczyna zwolnienia nie może dotyczyć osoby zatrudnionej. Wysokość świadczenia zależy wyłącznie od stażu pracy i wynosi od jednego do trzech miesięcznych wynagrodzeń. W praktyce jednak na ostateczne rozliczenie wpływa znacznie więcej zmiennych, którym przyjrzymy się dokładnie w dalszej części artykułu.

Kiedy pracodawca może zlikwidować stanowisko?

Źródłem decyzji o likwidacji etatu są najczęściej zmiany organizacyjne lub finansowe po stronie firmy. Mowa tu między innymi o restrukturyzacji, spadku dochodów czy wprowadzaniu nowych technologii automatyzujących dotychczasowe procesy. W orzecznictwie podkreśla się, że decyzja taka musi być rzeczywista, a nie służyć jedynie ominięciu przepisów chroniących pracownika.

Gdy pracodawca rozstaje się z pracownikiem właśnie z tego powodu, formalnie jest to rozwiązanie umowy o pracę z przyczyn go niedotyczących. Wyłączny powód wypowiedzenia musi być związany z sytuacją zakładu, a nie z postawą czy jakością pracy osoby zatrudnionej. Mówi o tym m.in. wyrok Sądu Najwyższego z 14.12.2016 r. (sygn. II PK 281/15), który stwierdza, że konieczność zakończenia współpracy ocenia sam pracodawca, ale wykluczone jest powoływanie się przy tym na okoliczności leżące po stronie podwładnego.

Pozorna likwidacja stanowiska to sytuacja, w której zmienia się wyłącznie nazwa posady, a zakres obowiązków zostaje rozdzielony między innych członków zespołu. W takim przypadku zwolnienie można uznać za nieskuteczne, a sam pracownik zachowuje prawo do dochodzenia roszczeń przed sądem.

Czy za likwidacją etatu zawsze idzie obowiązek wypłaty odprawy?

Wbrew powszechnemu przekonaniu, nie każda redukcja stanowiska rodzi po stronie pracodawcy obowiązek wypłaty dodatkowych pieniędzy. Kluczowe znaczenie ma liczebność załogi.

Firmy zatrudniające co najmniej 20 osób

Dla pracodawców zatrudniających minimum 20 pracowników zastosowanie znajduje ustawa z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników. To właśnie ona nakazuje wypłatę odprawy pieniężnej, i to zarówno przy zwolnieniach grupowych, jak i indywidualnych. Art. 10 ust. 1 tej ustawy wyraźnie wskazuje, że jedynym wymogiem jest, by wyłączną przyczyną rozstania były przyczyny nieleżące po stronie pracownika – co potwierdza również wyrok SN z 11.7.2018 r. (sygn. II PK 105/17).

Ustawodawca posługuje się w tym miejscu sformułowaniem „konieczność rozwiązania stosunku pracy”, co należy interpretować jako sytuację, w której bez zaistniałej zmiany organizacyjnej zwolnienie by nie nastąpiło. Wyrok SN z 23.11.2007 r. (sygn. II PK 89/07) precyzuje, że przyczynami leżącymi po stronie pracodawcy są te, bez których nie podjąłby on indywidualnej decyzji o rozstaniu.

Jeśli pracodawca może jednak zaproponować pracownikowi inne stanowisko z tym samym wynagrodzeniem, odprawa nie będzie należna. Świadczenie wypłaca się dopiero wtedy, gdy nie ma on możliwości zaoferowania innego etatu albo gdy proponowana rola jest gorzej opłacana lub nie odpowiada kwalifikacjom.

Mniejsze podmioty – poniżej 20 pracowników

W firmach z mniejszą załogą likwidację etatu regulują wyłącznie przepisy Kodeksu pracy. Oznacza to, że pracownik zachowuje prawo do okresu wypowiedzenia i ekwiwalentu za niewykorzystany urlop, ale odprawa nie przysługuje – chyba że wewnętrzne regulaminy stanowią inaczej albo podobny zapis znalazł się w umowie o pracę.

Jak wylicza się wysokość należnej odprawy?

Kwota, jaką otrzyma zwalniana osoba, jest ściśle powiązana z okresem jej zatrudnienia u danego pracodawcy. Uwzględnia się przy tym także staż u poprzedniego szefa, jeśli doszło do przejścia zakładu pracy na podstawie art. 23¹ Kodeksu pracy. Co ważne, przy obliczaniu pieniędzy stosuje się zasady identyczne jak przy ustalaniu ekwiwalentu urlopowego.

Progi kształtują się następująco:

• zatrudnienie krótsze niż 2 lata – 1-miesięczne wynagrodzenie,
• staż od 2 do 8 lat – 2-miesięczne wynagrodzenie,
• praca przez ponad 8 lat – 3-miesięczne wynagrodzenie.

Ustawodawca wprowadził też górną granicę zabezpieczającą przed zbyt wysokimi wypłatami. Odprawa nie może przekroczyć 15-krotności minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w dniu rozwiązania umowy. Od 1 stycznia 2026 roku minimalne wynagrodzenie wynosi 4806 zł, co daje maksymalny próg 72 090 zł brutto.

Przy stażu od 2 do 8 lat dostaniesz odprawę w wysokości dwóch pełnych pensji, ale gdy proponowane jest inne stanowisko z taką samą płacą – świadczenie przepada.

Okres wypowiedzenia i dodatkowe dni wolne

Długość wypowiedzenia przy likwidacji etatu zależy od ogólnego stażu pracy i obowiązującego rodzaju umowy. Przepisy Kodeksu pracy przewidują tu trzy możliwe warianty: 2 tygodnie (przy stażu krótszym niż 6 miesięcy), 1 miesiąc (przy stażu co najmniej 6 miesięcy) oraz 3 miesiące (przy stażu wynoszącym co najmniej 3 lata).

Pracodawca, który zatrudnia co najmniej 20 osób i wręcza wypowiedzenie objęte ustawą o zwolnieniach grupowych, może na podstawie art. 36¹ § 1 Kodeksu pracy skrócić trzymiesięczny okres wypowiedzenia do jednego miesiąca. Wówczas musi jednak wypłacić pracownikowi odszkodowanie za skrócony okres.

Osoba, która dostała wypowiedzenie, ma też prawo do dni wolnych na poszukiwanie nowej pracy. Przysługują jej 2 dni robocze w przypadku okresu wypowiedzenia krótszego niż 3 miesiące albo 3 dni robocze, gdy okres wypowiedzenia wynosi 3 miesiące. Za ten czas zachowuje się prawo do pełnego wynagrodzenia.

Kto nie może otrzymać wypowiedzenia z powodu likwidacji stanowiska?

Nawet najbardziej realna reorganizacja firmy nie daje prawa do zwolnienia każdego pracownika. Kodeks pracy wyraźnie definiuje kategorie osób objętych okresem ochronnym, w którym wręczenie wypowiedzenia jest prawnie niedopuszczalne.

Do grupy chronionej należą:

• kobieta w ciąży,
• kobieta na urlopie macierzyńskim,
• pracownik przebywający na zwolnieniu lekarskim (do momentu upływu okresu uprawniającego do rozwiązania umowy bez wypowiedzenia),
• pracownik w wieku przedemerytalnym, czyli osoba, której brakuje nie więcej niż 4 lata do osiągnięcia wieku emerytalnego.

Jest tu jednak jeden istotny wyjątek – ochrona przestaje działać, gdy dochodzi do ogłoszenia upadłości lub likwidacji całego zakładu pracy. Ponadto przepisy ustawy o zwolnieniach grupowych nie obejmują pracowników mianowanych ani tymczasowych, co oznacza, że ich sytuację prawną trzeba rozpatrywać odrębnie.

Jak skutecznie odwołać się od wypowiedzenia?

Jeśli zwolniona osoba uważa, że likwidacja jej stanowiska miała charakter pozorny, powinna niezwłocznie skierować sprawę do sądu. Odwołanie do sądu pracy musi zostać złożone w ściśle określonym terminie – wynosi on 21 dni od dnia doręczenia pisma wypowiadającego umowę. Przekroczenie tej granicy zwykle skutkuje utratą możliwości dochodzenia swoich praw na tej ścieżce.

21 dni na odwołanie liczy się od momentu doręczenia wypowiedzenia – po tym czasie roszczenie o uznanie zwolnienia za bezskuteczne w większości przypadków przepada.

W postępowaniu przed sądem analizie poddaje się przede wszystkim to, czy zmiany organizacyjne rzeczywiście miały miejsce i czy kryteria doboru pracownika do zwolnienia były obiektywne i sprawiedliwe. Orzecznictwo konsekwentnie stoi na stanowisku, że reorganizacja musi oznaczać realne usunięcie funkcji, a nie tylko zmianę jej nazwy przy zachowaniu dotychczasowego zakresu zadań przez inne osoby. Gdy sąd uzna wypowiedzenie za wadliwe, pracownik może domagać się przywrócenia do pracy na poprzednich warunkach lub zasądzenia odszkodowania.

Co z podatkami i składkami od przyznanej odprawy?

Natura prawna odprawy pieniężnej powoduje, że jest ona traktowana jako przychód ze stosunku pracy, a więc podlega opodatkowaniu na zasadach ogólnych. Pracodawca ma obowiązek pobrać od niej zaliczkę na podatek dochodowy. Inaczej rzecz wygląda w przypadku obciążeń składkowych – składki ZUS i składka zdrowotna od wypłaconej kwoty nie są naliczane, co sprawia, że netto na rękę pracownika jest odczuwalnie wyższe niż przy standardowej pensji brutto.

Sposób naliczenia samej podstawy odprawy opiera się na tych samych regułach co przy obliczaniu ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy. Jeśli zatem w ostatnich miesiącach pracownik otrzymywał zmienne premie, trzeba je zsumować, wyciągnąć średnią i doliczyć do stałego wynagrodzenia, aby ustalić podstawę do wypłaty. Ostateczne przekazanie środków powinno nastąpić nie później niż w dniu ustania zatrudnienia, wraz z ostatnią pensją.